La organización del negocio: Una imperiosa necesidad
Por: Rafael Eve, MBA

“Ninguna institución puede sobrevivir si necesita genios o un superman para dirigirla. Debe organizarse de forma que sea capaz de ir bien con un liderazgo compuesto por seres humanos normales”. Peter Drucker.

En las décadas comprendidas entre 1860 y 1940 ocurre una revolución del pensamiento y de los principios y doctrinas que rigen la administración de negocios. En esta época nacen ideas de dirección y organización que influyen notablemente en los estilos de gestión de la actualidad. Cabe destacar los aportes de: Henry Fayol (1841-1925), de origen Turco, conocido por sus aportaciones en el terreno del pensamiento administrativo. Delimitó los rupos de funciones de la Administración, de las que fundamenta el proceso administrativo, y los principios en los que organizó las operaciones comerciales e industriales. Es considerado el Padre de la Administración Moderna.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915), de origen Estadounidense, conocido por sus aportes en el terreno del pensamiento de la organización científica del trabajo. Sus principios representaron un una tremenda innovación que representó el sueño de una época, donde era fundamental alcanzar la mayor eficiencia posible, protegiendo el medio ambiente. Es considerado el Padre de la Administración Científica. George Elton Mayo (1880-1949), de origen Austríaco, conocido por sus estudios de organización del comportamiento y la lógica del costo y la eficiencia, como el de Hawthorne Studies de la lógica del sentimiento de los trabajadores y la lógica del costo y eficiencia de los directivos, estudio del que obtiene conclusiones con profunda incidencia en la gestión de negocios de hoy. Es considerado Padre y Precursor de las Relaciones Humanas.

Antes de su doctrina, la administración descansaba absolutamente en los postulados de Frederick Taylor y Henri Fayol. Ellos tres son considerados los padres de la escuela clásica de la administración. En éste orden de ideas, cabe destacar también los aportes de: Max Weber (1864-1920), Douglas Mcgregor (1906-1964), William Edward Deming (1900-1993), Joseph Moses Juran (1904-2008), Phillip Bayard Crosby (1926-2001), Peter Ferdinand Drucker (1909-2005), entre otros.

La preocupación de cada doctrinario de la administración siempre ha estado dirigida a proveer estilos, fundamentos y filosofías de gestión que aseguren el éxito del negocio. Por eso, al momento de organizar su negocio, es indispensable involucrar lo mejor de esas corrientes, sin olvidar lo mejor de las experiencias presentes ni las realidades y exigencias de los negocios de la actualidad, los cuales están atados al gran salto que ha dado la tecnología, en especial en las últimas dos décadas.

Un negocio desorganizado es similar a un barco en el océano a merced de las olas, porque la desorganización prolifera la improvisación y la exposición a todo tipo de riesgos, lo cual vulnera significativamente los esfuerzos de la Gerencia. “La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero una estructura equivocada es una garantía de fracaso” P. Drucker. Por lo tanto, se requiere organizar bien para dirigir mejor y ser exitoso. La meta de organizar es asegurar la eficiencia y la eficacia de la gestión del negocio.

La organización es una fase del proceso administrativo e involucra un proceso de diseño, ordenamiento y determinación de la autoridad, los objetivos, las estructuras, los procesos, las responsabilidades, los recursos, la distribución del trabajo, el establecimiento de control; sin olvidar las demás etapas del proceso administrativo. En la gestión de empresas hay que aplicar el principio de la organización: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Por eso hay que empujar hacia:

• La división del trabajo, que significa la especialización y perfeccionamiento del trabajo para que sea realizado con la mayor precisión y el mínimo esfuerzo.
• La jerarquización, o la determinación de las funciones ordenadas por rango, nivel e importancia.
• La departamentalización, o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades de gestión.
• La descripción de funciones y responsabilidades, en donde se plasman de forma ordenada las tareas y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.
• La coordinación, o bien la sincronización de los recursos y esfuerzos de forma integrada y balanceada para lograr los objetivos
• La documentación de manuales de procesos y procedimientos en toda la estructura, de forma descriptiva y gráfica, empleando las mejores prácticas relativas a la operación y gestión del negocio.
• El establecimiento del sistema de control de gestión, como forma de promover y asegurar la eficiencia y eficacia, y la protección de los recursos de la empresa.
• El uso de la tecnología apropiada, para dinamizar y optimizar los procesos administrativos, financieros, operacionales y comerciales.
• Evitar la improvisación disponiendo de un plan de negocios bien estructurado.

La organización del negocio “consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas; a saber, las funciones ténicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativas” H. Fayol.

Constituye la fase del proceso administrativo que más cambios ha experimentado durante las últimas décadas, derivadas del entorno cambiante, las tecnologías y el ambiente competitivo de los negocios de hoy. La empresa debe renovarse según las necesidades, sin organización no habrá crecimiento y desarrollo sostenible y consistente.